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Como organizar um evento corporativo

Toda empresa que preza pela boa interação dos seus colaboradores, em algum momento, vai realizar uma confraternização. Por isso, para um gestor, é muito importante saber como organizar um evento corporativo. Existem várias situações que podem fazer com que uma companhia realize um tipo de evento corporativo. O importante é que ele seja bem organizado e tudo saia como planejado.

Saiba como organizar um evento corporativo

Organize-se com antecedência

Tudo que é feito de última hora possui maior probabilidade de dar errado. Essa é uma verdade que muita gente não aceita. Além disso, eventos que são realizados sem antecedência podem sair até mais caros. Portanto, a primeira dica sobre como organizar um evento corporativo é: prepare-se bem antes!

Veja questões sobre buffet, quais serão as atividades, lista de convidados e qual a casa de festas para eventos corporativos será escolhida. Tudo isso com, pelo menos, um mês de antecedência. Considere também criar um calendário anual de eventos da companhia. Assim, até o orçamento para cada um deles será melhor dividido.

Como organizar um evento corporativo

Fonte: Freepik

E por falar em orçamento…

Para entender como organizar um evento corporativo, é essencial saber o quanto de dinheiro você pode gastar. O limite disponível vai influenciar na decoração, no menu oferecido, na escolha do espaço e diversos outros fatores. Para facilitar, converse com os fornecedores e organize os gastos em uma planilha.

Esteja sempre ciente de que o baixo orçamento não possibilita eventos extraordinários. Para ajudar com a verba, sugere-se procurar pelos famosos patrocínios. Eles permitem, além de amenizar as despesas, uma grande chance para iniciar parcerias que podem se estender até depois do evento.

Saiba como organizar um evento corporativo

Fonte: Envato

A escolha da data

Não há como saber o dia mais perfeito para realizar eventos corporativos. Porém, existem detalhes sobre a data que, ao serem pensados de maneira correta, garantem a escolha certa. São eles:

  • Evite dias próximos de feriados, início e término de férias escolares. Isso porque as pessoas costumam viajar nesses períodos e as cidades ficam com grandes congestionamentos. Por causa dessas dificuldades, os convidados podem desistir de comparecer;
  • Veja se é possível encaixar seu evento em uma data que tenha a ver com o negócio. Exemplo: uma empresa do ramo infantil pode fazer seu evento no mês de outubro. Mas não exatamente na semana da criança;
  • É preciso se atentar também para o dia da semana escolhido para saber como organizar um evento corporativo. É mais comum que eles ocorram em dias úteis. Entretanto, esqueça as segundas e sextas. Nesses dias, respectivamente, as pessoas podem estar cansadas ou se preparando o final de semana.
Veja como organizar um evento corporativo

Fonte: Envato

Tenha uma equipe responsável pela organização

Poder contar com pessoas que sabem trabalhar em grupo e, se possível, tenham experiência com eventos será ótimo. Elas, geralmente, vão saber conversar melhor com fornecedores. Além disso, essas pessoas podem ser também mais organizadas e práticas.

Uma boa indicação é contar com pessoas da área de marketing e comunicação. Elas podem oferecer boas ideias para os eventos e, melhor ainda, ajudar com a divulgação deles. Além disso, podem auxiliar também com comunicados internos que ajudam muito nessas ações.

Como organizar um evento corporativo: tenha uma equipe responsável

Fonte: Envato

Garanta um bom feedback

Depois que o evento foi realizado, é hora de saber o que as pessoas acharam dele. O pós-evento é o momento de adquirir o feedback dos participantes. Se você tiver uma lista de e-mail, é fácil obter esse retorno.

Sempre agradeça pela presença e, então, você pode convidar o usuário a fazer um comentário ou avaliação sobre o evento. Convidados são sempre os mais importantes nas produções. Por isso, o feedback deles é fundamental para que a qualidade seja sempre a melhor possível.

Para saber como organizar um evento corporativo, conte com a Casuarinas. A casa de festas conta com uma excelente estrutura e localização. Ela é perfeita para os mais diversos tipos de eventos de uma empresa. A área interna do local possui capacidade para até 100 carros. Entre em contato e faça sua reserva agora mesmo.

Tipos de eventos corporativos: entenda cada um deles

Existem vários tipos de eventos corporativos. Por isso, às vezes pode ser um pouco complicado saber quais são suas principais características. Essas particularidades são o que vão diferenciar cada um deles e permitir identificar qual será seu foco.

Há vários motivos que fazem com que uma empresa reúna seus colaboradores. A finalidade pode ser capacitação profissional da equipe, apresentação de um produto novo, motivação ou somente para oferecer um momento descontraído. Seja lá qual for o motivo, qualquer um deles contribui para melhorar o comprometimento e a produção dos funcionários.

Por isso, é fundamental conhecer os tipos de eventos corporativos e entender suas diferenças para não errar na hora de organizá-los. Assim, será possível fazer com que o objetivo final seja atingido da melhor maneira.

Tipos de eventos corporativos: entenda cada um deles

Fonte: Freepik

Conheça os principais tipos de eventos corporativos

Congressos

Os congressos possuem o objetivo de apresentar e discutir assuntos baseados no interesse específico do grupo para o qual eles estão sendo destinados. Dessa forma, eles promovem o desenvolvimento científico e cultural dos participantes. Esse é um dos tipos de eventos corporativos que pode durar apenas um dia ou até uma semana inteira.

Em um mesmo congresso, é possível que ocorra, de forma simultânea ou sequencialmente, diversas palestras, mesas-redondas, simpósios, debates, conferências, seminários, entre outros. Além disso, esse tipo de evento também pode conter feiras direcionadas ao público presente.

Eles podem ser nacionais, internacionais e regionais. Quando um congresso é internacional, é porque haverá participação de algum integrante de outro país em uma das atividades realizadas. Seja qual for o tipo de congresso, é extremamente importante oferecer informações completas sobre todo o evento para seus participantes.

Conheça os principais tipos de eventos corporativos

Fonte: Freepik

Workshops

Workshops estão na lista dos tipos de eventos corporativos que se parecem muito com um curso. Entretanto, a diferença está no fato de que os presentes devem participar ativamente das tarefas e não somente receber o conteúdo de forma passiva.

Dessa forma, é possível dizer que o workshop é um curso prático. Para que ele seja eficiente, o workshop deve ser organizado para um público específico. Além disso, para que o ambiente fique menos formal, o ideal é que seja realizado fora da empresa, em um hotel ou em uma casa de festas para eventos corporativos, por exemplo.

Simpósios

Simpósios são reuniões com especialistas renomados. Eles são gerenciados por um moderador e apresentam temas científicos a determinados públicos. Os especialistas distendem partes de um único tema e, em seguida, promovem um período de debate.

Os moderadores dos simpósios fazem a apresentação dos especialistas e vão inserindo os tópicos de cada assunto. A participação do público só é permitida no final, com perguntas feitas por escrito e com identificação.

Veja quais são os tipos de eventos corporativos

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Palestras

As palestras são os tipos de eventos corporativos que possuem uma rápida duração, geralmente uma ou duas horas. Elas costumam levantar temas que possuem relevância para os participantes através de um especialista. Palestras podem ter três tipos de características: motivacional, comportamental ou instrutiva. Entretanto, elas não permitem uma introdução tão profunda nos assuntos.

É muito comum que esse tipo de evento seja utilizado para estimular o interesse em um determinado assunto. Além disso, a palestra também pode ser usada para o cumprimento de objetivos específicos, como elevar o interesse para realizar alguma atividade. Esse caso é um exemplo de palestra motivacional.

Entenda os tipos de eventos corporativos

Fonte: Freepik

Cerimônias

Existem diversas razões para que uma empresa realize uma cerimônia. Pode ser para evidenciar os melhores de cada setor, premiar colaboradores, inauguração de novo escritório, a posse de uma nova diretoria, entre outras coisas. Esse modelo de evento é comumente formal. Por isso, é preciso que alguém execute a função de mestre de cerimônias e conduza a solenidade.

A Casuarinas conta com uma estrutura e localização incríveis para eventos corporativos. Ambientes exclusivos com piscina, salão de jogos, quadra de futebol, jardins e muito mais. A casa de festas é o local perfeito para os mais diversos programas de treinamento para empresas e qualquer outro tipo de evento da sua companhia. Entre em contato e faça um orçamento.

Organizar um evento corporativo

Organizar um evento corporativo nem sempre é fácil, pois cada funcionário da empresa terá o seu ideal do que é uma boa festa. Alguns preferem um cardápio mais elaborado, outros querem dançar a noite toda, e tem ainda os que valorizam ganhar brindes e lembrancinhas! Mas é claro que, com uma boa organização, é possível agradar a todos!

Saiba como Organizar um Evento Corporativo

Fonte: Casuarinas Casa de Festas

Dicas de como organizar um evento corporativo

Aqui vão algumas dicas que podem facilitar ainda mais a sua organização de um evento corporativo:

  • Quanto mais cedo melhor: Quanto mais cedo começar a se organizar, melhor para você e seu evento. Pense na finalidade do evento corporativo e monte o orçamento sabendo que você só pode gastar o que lhe for destinado. Em cima deste valor, você vai começar a pensar em tudo: local, quantidade de pessoas convidados, cardápio, bebidas… Fazer isso tudo com antecedência é sinônimo de sucesso, pois quanto antes você começar a procurar seus fornecedores, mais fácil será economizar.
  • Fornecedores de confiança e com bom preço: Se você nunca organizou um evento, procure por indicações de outras pessoas e empresas que desfrutaram do mesmo serviço. Se um profissional ou empresa for indicado várias vezes, dificilmente ele te deixará na mão. Eles é que vão transformar o seu planejamento em realidade, e se você não conhecer seus fornecedores, como poderá confiar neles?

Veja como Organizar um Evento Corporativo

Fonte: Casuarinas Casa de Festas

  • Preço x Qualidade: É claro que você deve procurar fornecedores com preço bom, que caibam no seu orçamento, mas a qualidade do produto ou serviço também é muito importante. As vezes, preço e qualidade andam juntas; outras, o barato pode sair muito caro. E não se esqueça que esta parceria, para ser boa e duradoura, deve ser interessante para ambos os lados: assim como você, os fornecedores também tem custos.
  • Ponha tudo no papel: Tenha um contrato assinado. Além disso, é claro, você deve correr atrás de toda documentação necessária para que o evento possa acontecer no dia, horário e local de sua escolha! O registro e organização das informações em um documento assinado é que permite o trabalho e o comprometimento de toda a equipe que você está contratando. É desta forma que garantimos a reserva do local, a segurança dos presentes, os valores e quantidades combinados, a entrega de produtos e até o que se deve fazer caso haja necessidade de cancelamentos. Se algum contrato não for honrado, você pode e deve correr atrás dos seus direitos.

Detalhes de um Evento Corporativo bem Organizado

Fonte: Casuarinas Casa de Festas

E, por fim, valorize a opinião dos outros, principalmente se a pessoa já tem experiência em organizar um evento corporativo. Profissionais especializados com vasta experiência podem lhe fornecer um feedback e te ajudar a encontrar formas inteligentes de resolver os problemas sem que virem uma bola de neve.